למה לא ביטלנו את שלב ההדפסה
משרד ראיית חשבון בקפריסין מדפיס כל מסמך וכותב עליו מספר אסמכתא ביד. זה נראה כמו הדבר הראשון שצריך לבטל. זה הדבר היחיד שאסור לגעת בו.
Omri Dan · מייסד Nomadan
כל מסמך שמגיע ל-GMAP Associates מודפס, מסומן במספר אסמכתא בכתב יד, ומתויק בקלסר. רק אחר כך מישהו מקליד אותו לתוכנת הנהלת החשבונות.
הם רואי חשבון מוסמכים בלרנקה, עם רישיון נאמנות, כלומר הם מחזיקים גם את הרישום התאגידי וגם את הספרים של כמה מאות עסקים קפריסאיים. הנהלת החשבונות שלהם רצה תשעה שלבים, מהרגע שלקוח מעלה מסמך ועד שמספר מגיע לפורטל הממשלתי.
תקראו את תשעת השלבים ואחד מהם קופץ כבזבוז ברור. זה השלב הלא נכון.
השלב שנראה כמו בזבוז
שאלתי את ראש הנהלת החשבונות שלהם למה מדפיסים הכל. התשובה לקחה ארבע שניות:
"פשוט כדי שיהיה לנו מסמך ההוכחה עם האסמכתא שלנו והקלסרים."
הקלסרים האלה הם מה שהרגולטור בודק. והם במצב יותר טוב מהקבצים האלקטרוניים, כי הקבצים נסחפו לאורך שנים של חילופי אנשים בזמן שהקלסרים נשארו בדיוק כמו שתויקו.
אז ההדפסה היא לא הרגל ששרד מלפני הכונן המשותף. היא הבקרה. היא מה שמחזיק את כל השאר כשמישהו מגיע לבדוק.
לעשות אוטומציה מסביב לבקרה הזאת, זו העבודה. לבטל אותה אף פעם לא היה על השולחן, ויועץ שהיה נוחת עם תוכנית לדיגיטציה של הנייר היה מגלה שמקשיבים לו יפה מאוד ולא עושים כלום.
הבדיקה. תצביעו על השלב הכי בזבזני בתהליך ותשאלו את מי שעושה אותו למה הוא שם. אם התשובה מיידית ומערבת מישהו מחוץ לעסק, זו בקרה והיא נשארת. אם אומרים לכם שככה תמיד עשו ואף אחד לא יודע להגיד מי צריך את זה, זה הרגל, ואפשר לגעת בו.
מה קורה בסשן הראשון
הסשן הראשון היה שעתיים, ולא בניתי בו כלום. זה היה מיפוי. תשעה שלבים לפי הסדר, ארבעה חריגים ששוברים כל צינור נאיבי, ורשימה של המקומות שבהם העבודה כואבת.
החריגים הם המקום שבו מסתתר הערך. לקוחות מסחר אלקטרוני מעלים גיליונות מרוכזים שנרשמים כתנועה מסכמת אחת ולא שורה שורה. חלק מהעותקים הקשיחים לא מגיעים לשרת בכלל. קבלות בכתב יד מסומנות לבדיקה, ואף פעם לא מנחשים אותן. הכל ביוונית, ומסתבר שזו לא בעיה.
שום דבר מזה לא כתוב במסמך תהליך, כי אין מסמך תהליך. זה חי בראש של האנשים שעושים את העבודה, והדרך היחידה להוציא את זה היא לשבת איתם ולשאול.
הבדיקה. תשאלו ספק מה הוא יעשה בשעתיים הראשונות. אם התשובה היא שהוא יסתכל על הצוות שלכם עובד ויכתוב מה שהוא מוצא, הוא מתכוון לבנות לעסק שלכם. אם התשובה היא הדגמה, הוא מתכוון לבנות את מה שהוא כבר בנה.
שתי רמות, כדי שידע יזוז ונתוני לקוחות לא
המערכת לומדת. כל תיקון שמישהו עושה הוא ידע שלא צריך למסור פעמיים. אבל המשרד הזה מחזיק רשומות של מאות עסקים ובעלי השליטה בהם, והדבר שלומד מסתנכרן בין מחשבים.
לכן כל עובדה שנלמדת מתפצלת לשתיים, והבחירה בין השתיים היא התפקיד של המערכת ולא של המשתמש.
משותף
מסתנכרן בין מחשבים
הכלל הכללי. עמלות של מעבדי תשלומים נרשמות לסעיף מסוים. נכון בכל משרד, לא נוקב בשם של אף אחד.
פרטי
לא יוצא מהבניין
הפרט שספציפי ללקוח. שהעסק המסוים הזה מסמן את העמלות האלה בצורה מסוימת בדף שלו.
האם המשפט הזה עדיין יהיה נכון ושימושי במשרד אחר עם לקוחות אחרים?
אם הוא נוקב בלקוח, במספר רישום, במספר מע״מ, בחשבון בנק או בבן אדם, הוא פרטי. הכלל האחד הזה הוא מה שמאפשר למשהו שמנהל החשבונות פיצח ביום שלישי להגיע למחשב של עמית בשבוע שאחרי, בלי שנתון אחד של לקוח זז לשום מקום.
מה זה שינה
אנדראס, שמנהל את המשרד, מנסח את התוצאה במילים שלו אצלנו באתר:
"רוב השבוע שלנו היה אדמיניסטרציה: רדיפה אחרי מסמכים, מיון חשבוניות, אותם דיווחים. עומרי בנה את המערכות שמסירות את זה, ואנחנו מטפלים ביותר לקוחות בלי לגדול בכוח אדם."
שימו לב מה לא נמצא במשפט הזה. אף אחד לא עזב. הקלסר עדיין מודפס ומסומן ביד, הרגולטור עדיין מוצא אותו במצב יותר טוב מהעותק האלקטרוני, ואדם מוסמך עדיין חותם על כל מה שנושא את שם המשרד.
רוב פרויקטי האוטומציה נשברים אי שם בפער הזה. לא כי הטכנולוגיה לא הייתה בשלה, אלא כי אף אחד לא הקדיש שעתיים כדי לגלות איזה מהשלבים שנראים בזבזניים הוא זה שמחזיק את כל הבניין.